Einführung von Verwaltungsleitungen | Neuausrichtung der Pastoral

Neue Wege für Pastoral und Verwaltung

Einführung von Verwaltungsleitungen und Neuausrichtung der Pastoral

Für eine Neuausrichtung der Pastoral braucht es Zeit. Diese Zeit erhalten die leitenden Pfarrer durch die Einführung von Verwaltungsleitungen. Als hauptamtliche Kräfte übernehmen die Verwaltungsleitungen insbesondere Aufgaben in der Personalführung und in der Kita-Verwaltung, um so die leitenden Pfarrer wirksam zu entlasten.

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„Über den Alltag eines Pfarrers“ hat Pfr. Michael Kuhlmann einen Artikel im Winter-Pfarrbrief 2016 seines Seelsorgebereiches Nippes/Bilderstöckchen verfasst. Beispielhaft vermittelt dieser Artikel einen intensiven Eindruck über das bunte Leben in einer Pfarrei sowie die vielfältigen Aufgaben, die ein Pfarrer als Seelsorger und als Leiter einer Pfarrei hat. > Artikel als PDF

Einführung von Verwaltungsleitungen

Die Einführung der Verwaltungsleitungen schafft Möglichkeiten: Sie gibt den leitenden Pfarrern die Chance, zusätzliche Zeit und Energie in neue Impulse für die Pastoral einzubringen. Sie eröffnet Räume für neue Schritte.

Weil die Pfarrer im Alltagsgeschäft viele Leitungsaufgaben abgeben, verändert sich ihre Perspektive auf die Gemeinden: Sie können sich stärker auf die spirituellen und strategischen Facetten ihrer Leitungsaufgaben konzentrieren, ein neues Beziehungsgeflecht zwischen Pfarrer, dem Seelsorgeteam und den Menschen in den Gemeinden entwickelt sich.

Die Verwaltungsleitungen sollen nicht nur die Pfarrer entlasten, sondern die gesamten Gemeinden stärken. Sie unterstützen diese auf ihrem Weg, verbessern Strukturen und knüpfen Netzwerke, so dass die Gemeinden noch stärker als selbstsorgende und selbstverantwortliche Gemeinschaften wirken können.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hauptabteilung Seelsorgebereiche stehen in engem Kontakt mit den Gemeinden und helfen bei der Initialzündung neuer pastoraler Wege. Möglichkeiten der Unterstützung umfassen auch Coachings, die Veranstaltung von Workshops oder Beratung und Weiterbildungsangebote. Für jeden Seelsorgebereich werden diese Angebote in einem individuellen Begleitungskonzept gebündelt.

Ein wesentlicher Teil der Verwaltungsarbeit in den Gemeinden ist die Personalführung und -entwicklung. Dies wird auch eine Hauptaufgabe der Verwaltungsleitung sein. Künftig wird sie die Vorgesetzte für alle Mitarbeitenden im Seelsorgebereich sein – mit Ausnahme der Pastoralen Dienste, hier bleibt der Pfarrer der Vorgesetzte. Die Verwaltungsleitung leitet somit auch das Pastoralbüro.

Sie übernimmt außerdem die Trägervertretung für die Kindertageseinrichtungen des Seelsorgebereichs. Sie arbeitet eng mit dem Kirchenvorstand bzw. der Verbandsvertretung zusammen und unterstützt diese bei der Gremienarbeit, indem sie die Sitzungen vor- und nachbereitet und viele koordinierende Aufgaben übernimmt. Eine weitere Aufgabe liegt in der Organisationsentwicklung im Seelsorgebereich: Die Verwaltungsleitung entwickelt die Strukturen und Abläufe in der Zusammenarbeit weiter.

Die Verwaltungsleitungen sollen als Führungskräfte die leitenden Pfarrer entlasten. Von einer Arbeitsgruppe aus Vertretern der Kirchengemeinden, der Rendanturen und des Generalvikariats wurde für die Verwaltungsleitungen ein klares Aufgabenprofil erstellt. Es geht darum, die Kompetenzen und Fähigkeiten der Verwaltungsleitungen bei der Vielzahl an Aufgaben, die sie im Seelsorgebereich übernehmen können, bestmöglich für das Ziel zu nutzen. Die Abwicklung von Baumaßnahmen oder die Finanzsteuerung der Pfarrei gehören deshalb nicht dazu. Denn über die Finanzen in der Pfarrei bestimmt der Kirchenvorstand, diese Verantwortung darf und wird ihm niemand abnehmen. Und bei Baumaßnahmen haben der Kirchenvorstand, die Rendantur, das Generalvikariat und vor allem der Architekt ihre Verantwortlichkeiten. Bei größeren Baumaßnahmen ist zudem eine zusätzliche externe Projektsteuerung möglich.

In 17 Pilotseelsorgebereichen arbeiten seit dem letzten Jahr Verwaltungsleitungen. Um das entwickelte Konzept zu überprüfen, wurden ihre Erfahrungen extern durch zwei Professoren der Katholischen Hochschule überprüft.

Die Ergebnisse der Evaluierung zeigen, dass die Entlastung für die Pfarrer schon nach wenigen Wochen und Monaten greifbar ist. Die vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Pfarrer und Verwaltungsleitung ist durchweg gelungen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kirchengemeinde sind froh, dass ein permanenter Ansprechpartner da ist. Übereinstimmend wird zurückgemeldet, dass die Etablierung von Verwaltungsleitung richtig, wichtig und notwendig ist.

Die Evaluierung offenbart jedoch auch noch Verbesserungspotential: Die Erwartungen der Gremien sind insbesondere im Bereich Bau sehr hoch; hier und auch an anderen Stellen wünscht man sich eine stärkere Unterstützung. Es zeigt sich auch, dass die genaue Abgrenzung der Aufgaben zwischen den Gremien, der Verwaltungsleitung und der Rendantur besser vermittelt werden muss, um die Zusammenarbeit noch weiter zu stärken.

In der Hauptabteilung Seelsorge-Personal wurde die Stabsstelle Verwaltungsleitungen eingerichtet; diese verantwortet alle Koordinations- und Verwaltungsaufgaben (Einstellung, Fortbildung, Einsatzplanung etc.) und hat alle Seelsorgebereiche im Blick. Die Stabsstelle ermöglicht ein Bewerbungsverfahren mit hoher Qualität und eine gute Koordination der Einsatzplanung. Alle Verwaltungsleitungen sind wie die Pastoralen Dienste bei Erzbistum Köln und nicht bei der örtlichen Gemeinde angestellt; im Alltagsgeschäft ist der örtliche Pfarrer der Vorgesetze der Verwaltungsleitung.

Die Verwaltungsleitungen bringen meist ein abgeschlossenes Studium und Kompetenzen in der Personalführung oder langjährige Berufserfahrung in leitender Tätigkeit mit.

 

Im Rahmen der Pilotierung wurde ein umfangreiches Führungs- und Qualifizierungskonzept erarbeitet: Was sind die Besonderheiten im kirchlichen Dienst? Wie werden die nötigen fachlichen Kompetenzen, zum Beispiel zur Kita-Steuerung, vermittelt? Welches gemeinsame Verständnis von Personalführung haben Pfarrer und Verwaltungsleitung?

Mehr, als man auf den ersten Blick denkt: Die Verwaltungsleitung wird Vorgesetzter über sämtliches Personal in der Kirchengemeinde; die wesentliche Aufgabe besteht daher in der Personalführung. Die Verwaltungsleitung übernimmt die Kita-Trägervertretung; sie wird Vollmacht ausgestattet und trifft daher eigene Entscheidungen.


Verwaltungsreferenten sind Ansprechpartner bei inhaltlichen Verwaltungsfragen und Berater; sie treffen aber keine Entscheidungen für die Gemeinde. Verwaltungsreferenten üben zudem Aufgaben aus, für die eine Verwaltungsleitung nicht zuständig ist und sein wird, z.B. die Unterstützung bei der Wirtschaftsplanerstellung der Gemeinde, das Bereitstellen von Personal- und Finanzdaten zur Budgetsteuerung oder die Betreuung von Bauvorhaben.

 

Die Rolle des Verwaltungsreferenten wird sich in Zukunft ändern, da sich aufgrund der veränderten Aufgaben die Rendanturen neu aufstellen werden.

Dazu ein klares „Jein“. Ja, weil viele Verwaltungsaufgaben so zeitaufwändig und fachlich speziell geworden sind, dass die ehrenamtlichen Gremienmitglieder dankbar für die Unterstützung sind; man denke an Personaleinstellungen oder die Kita-Budgetplanung. Nein, weil trotz Verwaltungsleitung die KV/KGV-Mitglieder das Recht und die Pflicht behalten, die Entscheidungen für die Kirchengemeinden zu treffen. Die Verwaltungsleitung soll keine genuinen KV/KGV-Aufgaben übernehmen.

Die Verwaltungsleitung steuert die Arbeit der einzelnen Kitas. Sie ist erste Ansprechpartnerin für die Rendantur und stimmt sich regelmäßig mit dem Kita-Ausschuss und den einzelnen Kita-Leitungen ab. Die Verwaltungsleitung ist allerdings keine zweite Einrichtungsleitung. Die direkte Vorgesetzte für die Mitarbeitenden der Kitas bleibt wie bisher die Kita-Leitung.

Pro Jahr können durch das Erzbistum maximal 40 neue Verwaltungsleitungen eingestellt und qualifiziert werden. Bis zum Jahr 2020 sollen alle leitenden Pfarrer die Unterstützung durch eine Verwaltungsleitung in Anspruch nehmen können.

 

Bei der Auswahl der Seelsorgebereiche werden in diesem Jahr vorrangig die Seelsorgebereiche mit einer Einstellung berücksichtigt, die aktuell Kooperationen eingehen und größere pastorale Räume schaffen. Ebenfalls zeitnah werden Stellen in den Seelsorgebereichen von Stadt und Kreisdechanten besetzt, sofern diese dies wünschen. Daneben spielen regionale Aspekte eine Rolle.

 

Die Auswahl der Reihenfolge der Seelsorgebereiche, die in den kommenden Jahren eine Verwaltungsleitung bekommen, erfolgt gemeinschaftlich durch die leitenden Pfarrer.

Die Entscheidung über die Einstellung liegt bei der Stabsstelle. Sie führt eine Bewerberauswahl durch und prüft die fachliche und persönliche Eignung. Geeignete Bewerberinnen und Bewerber werden dann dem Pfarrer vorgestellt, der für sich prüft, ob die „Chemie“ stimmt. Hierbei kann er sich von einem Mitglied des Kirchenvorstandes oder seines Pastoralteams beraten lassen. Eine Verwaltungsleitung wird erst dann eingestellt, wenn eine passende Einsatzstelle für sie gefunden wurde.